Tras las entrevistas al Meeting Owner, a los diferentes grupos de interés, ahora nos ha tocado trabajo de hormiguita, toca analizar, comparar opiniones, ver sinergias y establecer una base en dónde poder acoplar el mayor número de oportunidades para el desarrollo de nuestro meeting.

Este trabajo se prepara y se pone en común con el Meeting Owner, la persona que es clave a la hora de gestionar el éxito de nuestro Meeting. Va por delante el agradecimiento a la confianza que ha depositado en nosotros. Cuando en los más de 20 años de trabajo de nuestra empresa trabajábamos sobre todo en temas logísticos, a veces las conversaciones sobre los menús o el color de un logotipo se hacían eternas y siempre había tenido la sensación de no poder aportar todo el valor de nuestro backup de tantos años.

Ahora nos encontramos con una sensación completamente distinta, realizamos una propuesta, la debatimos en conjunto y acordamos los términos de lo que va a ser la espina dorsal del programa de nuestro Meeting en una reunión que analizada a posteriori nos hace reflexionar sobre el profundo cambio de perspectiva desde la idea inicial del Meeting Owner a lo que se está convirtiendo en definitiva nuestro Meeting.

Todo esto ahora lo llevamos a presupuestar por nuestro equipo de logística, ahora vienen nuestros expertos que nos ayudan a encontrar el breakeven del Meeting para cuadrar gastos e ingresos previstos, en definitiva lo que mis compañeros bordan desde hace ya muchos años.

En este documento no solo determinamos los posibles ítems a desarrollar dentro del horario del programa, también tenemos innumerables anotaciones con referencia a la Sede, el Facilitador, los Formatos para las sesiones, las instrucciones a los Ponentes, y los mensajes a distribuir entre Asistentes y Patrocinadores.

Ahora nuestros siguientes pasos son encontrar la mejor manera de transmitir todo el trabajo que estamos realizando en el diseño del Meeting a la totalidad de los grupos de interés, en primer lugar a los seleccionados para las entrevistas en profundidad y poder ponerlo a la luz en enero de 2015, un reto y una realidad que os iremos enseñando.