Bien, ya realizada la entrevista en profundidad con el Dueño del Meeting, ahora procedemos con las entrevistas a los distintos grupos de interés que hemos encontrado.

En nuestro caso hemos definido los siguientes grupos de interés, por un lado los posibles asistentes anónimos que hemos extraído de los anteriores asistentes a cursos sobre la materia ya organizados por nuestra empresa. En segundo lugar encontramos los patrocinadores de Meeting de parecidas dimensiones y que son habituales empresas interesados en poder colaborar en la realización de un proyecto con un presupuesto económico similar al Curso Internacional de Cirugía en el que trabamos. Y por último nos entrevistamos con los posibles ponentes de las materias a desarrollar en el curso.

Hacemos con ellos un interesante modelo de entrevista focalizado en tres diferentes aspectos: en primer lugar tratamos de conocer las motivaciones personales y profesionales por las que acuden a un meeting, tratando de no pensar en concreto el que estamos trabajando; En segundo lugar tratamos de recordar al menos tres reuniones memorables a las que hayan acudido para extraer de ellas lo que recuerdan, qué es lo que las hizo únicas o especiales. En este punto, a veces si las entrevistas no son muy fluidas trabajamos en recordar alguna reunión que ha sido recordada no solo en positivo, sino por el contrario localizando puntos de mejora, y realmente se suelen desbloquear las entrevistas; El tercer punto consiste en centrarnos ya en nuestro Curso y determinar los motivos por los que acudirían a nuestro Meeting intentando encontrar al menos dos en cada uno de estos apartados, Aprendizaje, Networking y Aspectos puramente motivacionales.

Regla fundamental y de la que hemos aprendido mucho: no valores, deja hablar y escucha atentamente lo que los entrevistados te quieren transmitir. Pregunta si no entiendes y no des por oído en otras entrevistas nada. Céntrate en escuchar y esa sin duda es la mejor manera de aprender.

A partir de aquí, un trabajo de oficina, de consultor, tenemos que extraer la información de cada entrevista y colocarla en ideas y conceptos que hagan referencia  o tengan que ver con el contenido del curso, con la sede, con los ponentes, con el facilitador, con la tecnología a aplicar y con referencia al resultado final del curso.

Nosotros usamos Trello como herramienta de trabajo para estos procesos.

Con este super informe que recoge más de 300 conceptos en nuestro caso nos preparamos para la siguiente entrevista con el Meeting Owner o Dueño del Meeting, dónde el objetivo es hacer ver desde diferentes perspectivas lo que el curso debe de ser en su versión ideal. En esta entrevista seleccionamos todo lo que se considera importante para generar la atmósfera elegida por nuestro cliente que recordamos era la Cercanía.

En nuestro siguiente post os enseñamos a cómo elaborar el Backbone o Espina Dorsal del Programa y como consensuarlo con el Meeting Owner