En anteriores post he mencionado una de los nuevos servicios que estamos trabajando en nuestra empresa. Para ello, y después de varios años de estudio de las técnicas y teorias desarrolladas en el norte de Europa decidimos trabajar con un leader y un referente en este campo, se trata de MIKE VAN DER VIJVER, el coaoutor de Into the Heart of Meetings.

Ayer me remitió un artículo con una definición precisa de lo que hablamos cuando nos referimos a Meeting Design, es un placer el compartirlo con vosotros en castellano (disculpar mi atrevimiento al traducirlo para vosotros). Espero que os guste.

Meeting Design

Este artículo describe qué es el Meeting Design y cómo puede ayudar a lograr los mejores programas para meetings ,¡ sí, para cualquier meeting!

Supongamos que la empresa Acme organiza una convención interna sobre el uso de los medios de comunicación social, la razón es que la dirección quiere hacer crecer las relaciones dentro del personal de la empresa. El tema es “conectar a las personas”, en otras palabras: conectar los miembros del personal y fomentar el sentimiento de ser una comunidad. Así pues, ¿qué es lo que más transmite dentro del programa la idea de comunidad? ¿Escuchar a un ponente externo que es un experto en medios de comunicación social? ¿O tener a los participantes de la reunión que decoran la sala de reuniones de la Convención ellos mismos (con globos, guirnaldas, etc)? ¿Y la creación de una página en Facebook antes de la reunión en la que los mismos participantes se ponen de acuerdo sobre quién lleva qué? . ¿Qué criterios debe aplicar el organizador de la reunión para elegir entre estas alternativas? Nadie suele proponer la segunda solución a su jefe o cliente, o es poco probable ¿verdad?.

Los meetings son una forma específica de comunicación entre los seres humanos. La tarea de un Meeting Designer – en estrecha colaboración con el organizador de la reunión – es generar con el mejor programa posible para una reunión con el objetivo de lograr los resultados deseados. Muchos trabajos en la comunicación tienen sus diseñadores especializados, por ejemplo los diseñadores gráficos, o diseñadores web. Como profesión, el Meeting Designer comenzaró a desarrollarse hace poco más de una década en el norte de Europa.

Los servicios de Meeting Design son útiles para cualquier tipo de organización que genera reuniones para comunicarse: las empresas, los organismos públicos, las organizaciones no gubernamentales y las asociaciones. Básicamente, el Meeting Design se basa en una metodología que consiste en análisis, técnicas y aplicaciones que optimizan las comunicaciones entre los “proveedores de contenido” y los participantes.

Es de sentido común que se trabaje en diseñar el mejor programa posible para alcanzar los objetivos de la reunión. Sin embargo, cuando se trabaja en esto en la práctica, una serie de cuestiones básicas surgen rápidamente. La primera es: ¿cuáles son exactamente los objetivos de la reunión y cómo podemos saber que los hemos logrado en realidad?. La experiencia nos enseña que son pocos los organizadores de la reunión (nos gusta referirnos a ellos como “Los Dueños del Meeting o Meeting Owners”) que tienen claras sus ideas sobre los objetivos antes de ponerse manos a la obra  en la organización práctica de su conferencia, seminario u otra reunión. Además, muy pocos de ellos logran llegar más allá de las observaciones genéricas sobre los típicos resultados de la reunión (“Fue un programa muy interesante”, o: “Creo que la gente estaba muy satisfecho con el meeting!”), y recopilan datos de satisfacción sólo entre los participantes.

Todo el trabajo no tiene sentido si no tienes en cuenta que el cambio en los comportamientos de los participantes después de la reunión, este debe de ser el principal resultado que el meeting debe de producir.

El Meeting Designer indaga en los objetivos visibles y en los encubiertos que los Meeting Owners manejan y juntos deciden los efectos que en los diferentes grupos de interés del meeting deben de producir. ¿Un número determinado de nuevos contactos para cada participante? ¿Un nuevo punto de vista alineado con el contenido del meeting? ¿La decisión sobre un tema sobre el que discutimos? Si los meetings se limitan a una serie de ponentes que leen sus contribuciones, ¿cómo se puede decir que algo va a suceder con la información o sabiduría que difundimos en el meeting? Esta forma tradicional de actuar tiene unos costes elevadísimos sobre todo si pensamos en términos de retorno de la inversión.

Una vez que los objetivos han sido claramente establecidos, el Meeting Design analizan el triangulo formado por los objetivos, los participantes (y sus expectativas) y el contenido. Como perspectiva óptima, elige la del asistente en la sala dónde celebramos el meeting. ¿Qué debe ocurrir allí? ¿Cómo debe desarrollarse el contenido, cómo afectará a el pensamiento de los asistentes? o dicho con otras palabras, ¿cuál es el flujo óptimo de la información? En este sentido, el Meeting Designer asume una posición radicalmente diferente en comparación con el Organizador Profesional de Reuniones tradicional, que participa esencialmente en el proceso logístico de la organización y se mantiene alejado de contenido.

Naturalmente, el Meeting Owner tiende a estar profunda e individualmente involucrado en el contenido. La clave es que él Meeting Owner no es necesariamente un especialista en las dinámicas de comunicación para grandes grupos de personas, que aseguren que algo sucede con el contenido que proporcionas en el meeting; algo que hace que el contenido genere un efecto a través de un intercambio productivo de ideas, una efecto en el conocimiento de los asistentes, un consenso en los puntos de vista, una toma de decisiones en conjunto, networking, en definitiva, lo que sea necesario para producir finalmente el cambio de comportamiento deseado en los participantes.

A partir de ese análisis surgen las ideas para la pregunta clave : ¿qué experiencia ofrecerá el meeting a los participantes?

Siempre, independiente de lo que hagamos, se produce una experiencia para los asistentes. Una experiencia física y de aprendizaje para los asistentes, hagas lo que hagas.

Cada Meeting Owner aspira a que su meeting sea útil, potente, incluso una experiencia inolvidable. En la práctica, sin embargo, algunas reuniones suelen ser una fuente muy limitada de inspiración. En la mayoría de los casos, el enorme potencial de tener un gran grupo de personas físicamente juntas en un lugar determinado a la hora exacta produce efectos limitados.A menudo la gente habla demasiado; o sólo unas pocas personas son las que realizan la mayor parte de la conversación; generalmente las emociones generadas por el programa tienen poco que ver con el cambio deseado en las percepciones o conocimientos de los asistentes, y se convierten en una mera consecuencia vacía.

El “efecto Wow” del típico orador motivacional, la grandiosidad de los Meetings que se separan cada vez más de los objetivos y contenidos del Meeting, no es un efecto generado por un Meeting Design inteligente y productivo.

En resumen, el diseño de un buen programa para un meeting significa que desde el principio, el meeting owner debe saber exactamente lo que cada participante “x”, en cualquier momento en el tiempo “y”, está haciendo con el contenido “z”, con el fin de alcanzar los objetivos de la reunión para los organizadores y para satisfacer (o mejor aún superar) las expectativas de los participantes.

Esto es el Meeting Design.