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The Backbone of the Program. Meeting Design (IV) El Contenido es la clave.

 

Content-Strategy

Tras las entrevistas al Meeting Owner, a los diferentes grupos de interés, ahora nos ha tocado trabajo de hormiguita, toca analizar, comparar opiniones, ver sinergias y establecer una base en dónde poder acoplar el mayor número de oportunidades para el desarrollo de nuestro meeting.

Este trabajo se prepara y se pone en común con el Meeting Owner, la persona que es clave a la hora de gestionar el éxito de nuestro Meeting. Va por delante el agradecimiento a la confianza que ha depositado en nosotros. Cuando en los más de 20 años de trabajo de nuestra empresa trabajábamos sobre todo en temas logísticos, a veces las conversaciones sobre los menús o el color de un logotipo se hacían eternas y siempre había tenido la sensación de no poder aportar todo el valor de nuestro backup de tantos años.

Ahora nos encontramos con una sensación completamente distinta, realizamos una propuesta, la debatimos en conjunto y acordamos los términos de lo que va a ser la espina dorsal del programa de nuestro Meeting en una reunión que analizada a posteriori nos hace reflexionar sobre el profundo cambio de perspectiva desde la idea inicial del Meeting Owner a lo que se está convirtiendo en definitiva nuestro Meeting.

Todo esto ahora lo llevamos a presupuestar por nuestro equipo de logística, ahora vienen nuestros expertos que nos ayudan a encontrar el breakeven del Meeting para cuadrar gastos e ingresos previstos, en definitiva lo que mis compañeros bordan desde hace ya muchos años.

En este documento no solo determinamos los posibles ítems a desarrollar dentro del horario del programa, también tenemos innumerables anotaciones con referencia a la Sede, el Facilitador, los Formatos para las sesiones, las instrucciones a los Ponentes, y los mensajes a distribuir entre Asistentes y Patrocinadores.

Ahora nuestros siguientes pasos son encontrar la mejor manera de transmitir todo el trabajo que estamos realizando en el diseño del Meeting a la totalidad de los grupos de interés, en primer lugar a los seleccionados para las entrevistas en profundidad y poder ponerlo a la luz en enero de 2015, un reto y una realidad que os iremos enseñando.

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El Facilitador. Nuestro trabajo en AEGVE

Chema Gómez como Facilitador

  Dentro del trabajo de Meeting Design que ahora ofrecemos en nuestra empresa hay un apartado importante dedicado a la figura del Facilitador.

 

Entendemos en Meeting Design la figura del Facilitador en parte lo que tradicionalmente se ha venido definiendo como moderador o presentador de las sesiones.

 

Ahora bien, el añadido que introducimos es el de sumar a la presentación de las jornadas o la moderación de un debate o sesión el conocimiento previo de los objetivos de cada uno de los grupos de interés que tenemos en el meeting, para de esta manera y mediante técnicas de transferencia de conocimiento y de educación de adultos lograr que el contenido fluya entre los poseedores del mismo y todos los participantes.

 

He tenido la suerte de conocer a fondo este trabajo y formarme con los mejores a través de mi experiencia de tres años al frente de MPI Spain y poder haber experimentado el real valor de su trabajo en múltiples sesiones internacionales.   Muchos de vosotros incluso me habéis visto moderar, presentar… en definitiva facilitar sesiones formativas de muy diverso índole en estos últimos años. _DSC0872

 

Os muestro en las imágenes la sesión celebrada en AEGVE la semana pasada dentro de su Seminario Anual que bajo el nombre de Dónde está el Talento y cómo demostrarlo trabajamos con más de 150 Travel Managers y proveedores especializados del sector, generando una sesión mediante el uso de un caso práctico del IE en la que demostramos que el talento de los asistentes siempre es mayor que el del ponente.

 

Comenzamos con un espectrograma de los asistentes para conocer su experiencia y generar grupos heterogéneos dónde poder aprender de una manera más efectiva. _DSC0860 En este caso definimos las características y descripción de habilidades del ideal del Travel Manager y del Proveedor especializado de servicios.

 

Más de hora y media de eficiente trabajo, bien ayudado por André Ibañez el Travel Manager de Maxam y de Lidia Lozano la Travel Manager de Siemens.

 

No More Boring Meetings ¡¡¡¡¡

 

Muchas gracias por vuestra confianza y enhorabuena por vuestro desempeño.

 

Nota: Hoy es mi cumpleaños , el 3 de diciembre, recordar que estais todos invitados a pasar un día estupendo a mi costa ¡¡¡

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Event Tech Circus y las impresiones de Alda Egurrola-Wienke

Cuando hablamos de innovación en nuestro sector MICE europeo, cuanto más al norte miras más encuentras. Uno de los países referentes es Holanda, desde hace tiempo sigo a contactos que trabajan en nuestro sector y que he conocido gracias sobre todo a MPI.

Mi admiración por Holanda, además está influida por una gran profesional, Alda Egurrola- Wienke que suma su experiencia en EEUU a su nacionalidad holandesa. Alda está trabajando conmigo dentro del Board del MPI Spain Chapter en los últimos años.   Tuve noticia de la celebración de un evento unido a la tecnología de nuestro sector, el Event Tech Circus.

Captura de pantalla 2013-08-08 a la(s) 11.06.06

Por falta de recursos, no podemos asistir a todos los eventos que nos invitan, pero si que es bueno saber del conocimiento que allí se ha compartido. Una vez finalizado el evento y siguiendo las noticias que se generaban sobre él en las redes sociales, me dí cuenta de que Alda había asistido y la pedí que me diera sus impresiones sobre el evento, estas son sus impresiones:

Event Tech Circus – el startup de los startups. Una iniciativa innovadora. Event tech circus ha logrado en su primera edición que las compañías de tecnologías innovadoras para eventos podrían mostrar sus aplicaciones en una forma informal e interactiva: había un antes, durante y después para todos. A los organizadores de eventos que se habían apuntado al evento se pedía que probaran todas las tecnologías antes de acudir al evento para empezar a conocerlas.   Durante el dia del Event Tech Circus había muchas oportunidades de hablar informalmente con las compañías de tecnología pero también de participar en conversaciones plenarias. Un ambiento abierto y un alto nivel de experiencia e interés dieron como resultado buenas discusiones y oportunidades de aprendizaje. Sin presiones para vender productos y soluciones pero con mentes abiertos para crecer.  Después del encuentro la comunicación siguió, a través de las redes y con base en los contactos establecidos durante el día del evento. Hubiera sido interesante tener aun mas participación por parte de los organizadores e información sobre las experiencias recibidas de aquellos que ya las habían usado las tecnologías que se presentaban. Para ser la primera edición del evento se ha formado una buena base para seguir con el concepto en el futuro, siempre cuando se mantenga el ambiente tan abierto y innovador. El evento estaba abierto para inversores, y formaba un buen plataforma para aquellas entidades de conocer las ideas y medir la recepción de los participantes. Otro punto muy interesante, solamente participaron compañías del norte de Europa y los EEUU ( como Elite Meetings). Hubiera sido interesante de conocer start-ups de otras regiones de Europa también…. No solamente para recibir evaluaciones sobre las tecnologías y las soluciones, buscar futuros clientes y también para conocer inversores en la búsqueda de tecnologías interesantes.

Muchas gracias Alda. Keep in touch

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Analizar y evolucionar

Si acudimos a un mapa de palabras, habitual en los últimos años, estamos seguros que la palabra innovar estaría entre las destacadas.

Y para innovar, antes debemos de analizar nuestro sector MICE en dos direcciones, la interna y la externa, para poder después evolucionar.

Comenzando en nosotros mismos, nuestra empresa ha trabajado desde hace más de 7 años en el uso del modelo EFQM, en este modelo de gestión empresarial, si destacamos un concepto, es tener que introducir indicadores reales de autoevaluación para fomentar un proceso de mejora continua, eliminando las percepciones para sustituirlas por datos reales.  Huir de las percepciones y solo atender a datos reales.

Otro concepto interesante para analizar y evolucionar es el que escuchamos a Alfons Cornella sobre el cambio a la hora de establecer la cuantía de los salarios, donde tres conceptos como salario fijo alto, incentivos por productividad corto y pago por conocimiento casi inexistente, en poco tiempo evolucionará hacia una nueva fórmula donde el conocimiento real de cada empleado tendrá mucho más peso que ahora en su salari. Esta es la razón para que la formación continua real de cada individuo es uno de los focos internos donde debemos de trabajar.

También es de obligado cumplimiento en un mundo global, como ya hace tiempo  nos ilustró Thomas Friedman en su libro The World is Flat, que nos fijemos en las actividades fuera de nuestro entorno, tanto geográfico como sectorial y con base en ellas poder analizar y aprender que la evolución de un sector es imparable.

Estamos ante una oportunidad única, es un momento donde ser optimista y realista a la vez es un acierto, tal y  como se puede leer en la revista ONE + de MPI. Ahora nos encontramos con nuevos modelos de negocio, donde nuevas soluciones a aportar a nuestros clientes es de obligado cumplimiento. En este punto comparto con vosotros el articulo de Peter Turner titulado Rethinking Membership as a Global Engagement Model, donde invita a la reflexión a nuestros clientes asociativos.

La innovación está en nuestras manos, pero antes recuerda, analiza y evoluciona.

Y como fin al post de hoy un empujón de esperanza y suerte para nuestros compañeros de Orizonia en su división MICE, un ejemplo de profesionalidad en el sector y que todos esperamos que continúen con nosotros.

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