Hoy nos toca hablar de las sedes, de los espacios dónde nuestros clientes deciden celebrar sus meetings. Es una de las partes importantes a la hora de realizar un proceso de Meeting Design, al igual que trabajamos en conceptos que se dirijen a los ponentes, a la tecnología que usaremos, a como interactuar con los asistentes también tenemos que trabajar con la sede que usaremos.

Y entonces comenzamos con el proceso de Meeting Design dónde el primer paso consiste en escuchar el mensaje de la sede.

Aunque parezca un poco de locos, aunque no entendamos a primera vista de que se trata este concepto, hoy es la parte que vamos a tratar de desarrollar en este post.

Para ello, hoy vamos a utilizar la retórica y os lanzo estas preguntas: ¿verías normal correr y gritar dentro del Palacio de La Magdalena en Santander? ; Cuando entras con tus hijos pequeños a un templo religioso ¿sueles darles la mano? ; ¿Serías capaz a de dar un beso de enamorado a tu pareja sentado en un la fila 4 de un abarrotado Liceu de Barcelona?.

Sin duda encontraremos distintas respuestas, pero lo más común no es que nos animemos a realizar un trabajo activo de teambuiding en un templo religioso, o que demos rienda suelta a nuestros sentimientos sentados en una butaca del Liceu. La seriedad y la solemnidad que transmite una Catedral no solo es apreciable por un niño, todos tendemos a recogernos en nosotros mismos independientemente de nuestras creencias religiosas.

Nuestro trabajo como Meeting Designers consiste en escuchar la sede para comprender como adaptar el contenido del meeting con relación al mensaje que nos transmite.

No es una tarea fácil, no todas las sedes pueden utilizarse para los mismos contenidos y poder de esta manera alcanzar los objetivos de los diferentes grupos de interés del meeting. Unas veces adaptaremos los formatos, usaremos a nuestros speakers, modificaremos la tecnología … todo con un fin, conseguir diseñar el meeting idóneo en la sede que disponemos.

Pero en ocasiones nos encontramos con la necesidad de transmitir la no idoneidad de una sede para el objetivo que buscamos, o al menos indicaremos al Meeting Owner la conveniencia de buscar alternativas que permitan acercar la sede a los objetivos diseñados.

Como ya he comentado en anteriores post, todo esto se aprende trabajando con los mejores, os dejo el post que Mike Van der Vijver ha escrito sobre este mismo tema. Un saludo y seguimos en la tarea We need Meeting Design ¡¡

Mucho solemos hablar y escribir sobre los meetings a los que queremos asistir, pero poco lo hacemos una vez que ha pasado. Uno de los puntos de mejora desde el Meeting Design es crearlos no solo para los días de celebración de los mismos sino además que tengan un antes y un después. Eso es lo que hoy intento con este post.

Llevo ya atendidos a varios EMEC, desde Turín, Budapest, Estambul sin olvidarnos de mi preferido, el celebrado en mi familiar Málaga. En cada uno de ellos me traigo muchos recuerdos y aprendizajes, mucho networking y conocimiento.

Voy a hacer un repaso de lo que puede significar para un profesional de los meetings la asistencia a un evento como este.

En primer lugar este año ha sido singular puesto que en el día anterior a la celebración del EMEC, se celebraba el CBS (Chapter Business Summit) o reunión de los miembros del Board de los capítulos europeos que en anteriores ocasiones se celebraba en Dallas en septiembre. Yo como Past President del capítulo español no estaba ya invitado, pero como me alojaba en el mismo lugar de la celebración, una vez llegado el sábado a Cracovia no dudé en acercarme. Fue un acierto y recibí la primera de las satisfacciones del viaje, como entré en las sesiones tarde, fui recibido con un gran aplauso por la mayoría de mis compañeros europeos, sentí la fuerza de nuestra asociación y me dí cuenta del resultado de nuestro trabajo conjunto.

Esa misma noche fui invitado por parte del Comité organizador Polaco a la cena de Leaders, siendo para mi un honor cuando el presidente del capítulo polaco Wojciech Liszka vino a decirme que estaba orgulloso de poder haber organizado ese congreso después de 8 años de trabajo y que además sentía un especial agradecimiento por una serie de amigos que llevamos todos esos años trabajando juntos desde nuestros diferentes países.

Ahora viene lo mejor, podernos encontrar en Cracovia 14 miembros del capítulo español creo que ha sido lo mejor del congreso. Sandrine Castres como presidenta, que salió incluso en la presentación del Keynote Speaker de la presentación, Phil Cross, con el que comparto además de trabajo, amistad y viajes MPI a EEUU y Europa, Francisco Quereda y Carmen Arjona, desde mi querida Málaga, Christoph Tessmar y Mercedes García, desde Barcelona Turisme, que me han introducido con los más importantes profesionales de todos los conventions bureaus de Europa, no en vano ellos son parte del Top 5; Eva Garde desde Granada, ahora ya defendiendo no solo a su magnifico Palacio de Congresos sino a toda la preciosa ciudad; Francisca Merida y su más que merecida representatividad dentro del sector hotelero con Melia Hotel; Franck Barbarás desde el Hesperia Tower y su internacionalidad demostrada; Antonio Pérez-Gallego desde sus hoteles Evenia que ya es uno de los expertos españoles en EMEC; y ahora las tres nuevas figuras que nos acompañaron este año, Ramzi Shuaivi y sus múltiples implicaciones en el sector, Karolina Saizar, que se ha convertido en nuestra anfitriona Polaca por excelencia, también en Evenia Hoteles; y para finalizar Elisabeth Keegan desde su Lloret de Mar, haciendo ver que las ganas y la formación en nuestro sector no tienen límites. Menudo equipazo.

Yo este año he tenido la oportunidad de poder disfrutar el EMEC con otra perspectiva puesto que he estado ayudando a mi compañero de trabajo Mike Van der Vijver a desarrollar una de las sesiones formativas que se dieron cita dentro del programa oficial, el Meeting Lab, (la podéis ver en este link si estáis interesados o preguntar a Francisco Quereda, Ramzi Shuaivi o Elisabeth Keegan que fueron parte de los asistentes) experiencia en vivo de los trabajos que ya estamos realizando tanto dentro de España como en el mercado global en el que nos encontramos.

Mercado Global que he podido desarrollar gracias a la red de contactos que he ido creando a lo largo de mis años en MPI, pudiendo decir sin lugar a dudas que dispongo de una red no solo europea sino global de contactos de primer orden en el mundo de los meetings. Esto gracias a la familia de MPI, no cabe duda.

Mención a parte tiene la reunión que mantuvimos los Past Presidents de los diferentes países europeos y miembros de MPI HQ para buscar el diseño de nuestro papel en el futuro como líderes, a los que no quieren que perdamos nuestra implicación. Podeis sin dudar contar con Francisco Quereda que fue mi mentor y conmigo.

El último párrafo dedicado al capítulo Polaco de MPI, ha realizado un especial trabajo en este EMEC, dirigido por Krzysztof Celuch y por Wojciech Liszka, pero secundado por todo un equipo de profesionales desde el mundo de los Convention Bureaus de Polonia y Krakow a los DMC y profesionales locales que han demostrado que tienen instalaciones de primer orden como el ICE Congres Center así como conocimientos y posibilidades para hacer de un meeting en Polonia un éxito asegurado.

Nos vemos en el EMEC 2016 en Copenhague.